Toelagereglement voor Hobokense projecten - Advies

Aanleiding
Op 13/11/2019 vroeg het district advies over dit reglement.

Motivatie
De cultuurraad heeft het reglement ontvangen en gelezen.

Slechts zelden wordt het advies van de cultuurraad gevraagd. Als dan al advies wordt gevraagd, krijgen we slechts enkele dagen tijd om het te formuleren. Overleg wordt daardoor zo goed als onmogelijk gemaakt.
Toch achten wij de materie te belangrijk om zo te laten passeren.

Hierbij volgen onze belangrijkste opmerkingen en bezwaren.

1. Dit reglement vervangt het subsidiereglement voor gemeenschapsvormende projecten. Deze werden door een commissie van professionelen en deskundigen beoordeeld om onpartijdigheid zo goed mogelijk te realiseren. De commissie formuleerde een advies dat meestal gevolgd werd door de betrokken schepen, maar niet bindend was. Het afschaffen van de commissie zou, omwille van de expertise van de leden, bijzonder jammer zijn.

2. VZW's, feitelijke verenigingen en particuliere burgers kunnen een project indienen. Wij merken dat het bedrag voor particulieren niet begrensd is. Wil dat dan zeggen dat zij eventueel voor het volledige bedrag van 10.000 euro kunnen gaan? Wie beoordeelt de merite van die projecten?

Advies
Wij adviseren dat de beoordelingscommissie blijft bestaan, of er een nieuwe commissie van professionelen en deskundigen wordt samengesteld.

Besluit
In deze vorm kunnen wij hier geen gunstig advies aan verlenen.


BIJLAGE: Toelagereglement voor Hobokense projecten

Artikel 1. Doel

De toelageverstrekker wil een bijdrage leveren aan initiatieven voor en door de Hobokenaar en voorziet jaarlijks een budget voor de betoelaging van projecten in het district.

Artikel 2. Definities

In dit reglement hebben de onderstaande termen de ernaast vermelde betekenis:
Toelageverstrekker: diegene die de toelage geeft.
Project: activiteit die begrensd is in tijd en ruimte.

Artikel 3. Doelgroep

3.01 Voor de toelage(n) kom(t)(en) in aanmerking
Organisaties of natuurlijke personen die via hun project een meerwaarde betekenen voor Hoboken.

Artikel 4. Toepassingsgebied
De toelage is van toepassing op alle doelgroepen opgesomd in artikel 3.1. die gevestigd zijn en/of die hun activiteiten of projecten uitoefenen op het grondgebied van district Hoboken.

Artikel 5. Activiteiten of werken die voor betoelaging in aanmerking komen
De toelageverstrekker kan een toelage verlenen voor de volgende activiteiten/werken:
Projecten die aan minstens twee van volgende voorwaarden voldoen:
· het project staat open voor een ruim publiek;
· het project vergroot de kans op ontmoeting tussen de bewoners van het district die elkaar anders niet makkelijk zouden ontmoeten;
· Het project is vernieuwend;
· het project zorgt voor samenwerking tussen verenigingen en/of individuen;
· het project stimuleert ontmoeting tussen diverse gemeenschappen, culturen of doelgroepen;
· het project vult een blinde vlek op (inhoudelijk of geografisch) of wordt georganiseerd op een originele locatie in het district;
· Het project draagt bij tot de positieve beeldvorming over Hoboken.

Verenigingen die al betoelaagd worden voor hun dagelijkse werking, komen slechts in aanmerking voor een toelage van een project als het project niet binnen de reguliere werking valt.

De toelage kan niet aangewend worden voor:
· Privéfeesten;
· Eigen personeel;
· Structurele werking.

Artikel 6. Toelagebedrag
De toelage bedraagt maximaal € 10.000,00
De toelage kan enkel worden toegekend en uitbetaald onder de voorwaarde dat het bedrag voor de toelage wordt opgenomen in de jaarlijkse kredieten van de aanpassing van het meerjarenplan.

6.01 De toelage is niet cumuleerbaar met
· toelagen van derden voor dezelfde bewezen uitgaven
· toelagen van de toelageverstrekker voor dezelfde bewezen uitgaven

6.02 overschrijding
Het totaal van de gekregen toelagen van de toelageverstrekker en derden mag de totale kost van het project niet overschrijden.

Artikel 7. Aanvraag
Een aanvraag kan het hele jaar worden ingediend, ten laatste 8 weken voor de start van het project waar toelage voor gevraagd wordt.
In de aanvraag moeten minstens de volgende gegevens en/of documenten worden opgenomen:
- Correct en volledig ingevuld aanvraagformulier
· een duidelijke omschrijving van het doel waarvoor de toelage zal worden aangewend;
· andere aangevraagde toelagen voor hetzelfde doel
· de gewenste toelage

Verder dient de volgende informatie over de aanvrager ter beschikking gesteld worden:

Indien het een rechtspersoon betreft:
o kopie van de geldende statuten met verwijzing naar hun publicatiedatum in het Belgisch Staatsblad
o de identiteit, het adres en het telefoonnummer van de namens de rechtspersoon gemandateerde bestuurder, die ook de aanvraag ondertekent
o de identiteit, het adres en het telefoonnummer van de door de raad van bestuur aangestelde gevolmachtigden voor dagelijks bestuur
o het bankrekeningnummer van de rechtspersoon
o het laatst goedgekeurde jaarverslag, de balans, de resultatenrekening, toelichting bij de rekeningen en een activiteitenverslag
o de laatst goedgekeurde begroting
o het BTW-statuut

Indien het een feitelijke vereniging betreft:
o een lijst van de bestuursleden (indien beschikbaar)
o de identiteit, het adres en het telefoonnummer van de aanvrager, die de aanvraag ondertekent en persoonlijk verantwoordelijk is voor de aanvraag en de verdere opvolging en verantwoording van de aanwending van de toelage
o het bankrekeningnummer van de feitelijke vereniging dat niet het rekeningnummer mag zijn van een natuurlijke persoon
o een verslag over de financiële toestand van de vereniging

Indien het een natuurlijke persoon betreft:
o de identiteit, het adres en het telefoonnummer van de aanvrager, die de aanvraag ondertekent en persoonlijk verantwoordelijk is voor de aanvraag en de verdere opvolging en verantwoording van de aanwending van de toelage
o het nationaal nummer van de aanvrager
o het bankrekeningnummer van de aanvrager

Aanvraagformulieren zijn terug te vinden op de website van de toelageverstrekker.

Artikel 8. Digitale communicatie en ontvangstmelding

8.01 Bevestiging
Digitaal ingediende aanvragen ontvangen een automatische, digitale bevestiging van ontvangst. Deze betekent alleen dat de aanvraag goed werd ontvangen, zonder de volledigheid van het dossier al te controleren.

8.02 Ontvangst
De ontvangst en de volledigheid van de toelageaanvraag wordt bevestigd binnen een termijn van 21 kalenderdagen met een ontvangstmelding.

Wanneer de toelageaanvraag onvolledig is, stuurt het district aan de aanvrager een mail waarin wordt meegedeeld dat de aanvraag onvolledig is en dat de nodige aanvullende informatie moet worden overgemaakt binnen een termijn van 30 kalenderdagen.

Artikel 9. Beslissing
Het bevoegde orgaan neemt een beslissing over de toelageaanvraag binnen een termijn van 65 dagen na de datum vermeld op de ontvangstmelding.

Na het indienen van de verantwoordingsstukken en controle op het gebruik van de toelagen neemt het bevoegde orgaan een beslissing over het vaststellen van het toelagebedrag.

Artikel 10. Gebruik van de toelage
De ontvangen toelage moet aangewend worden voor het doel waarvoor ze is toegekend en dit moet altijd kunnen aangetoond worden.

Artikel 11. Verantwoording en controle
Binnen 120 kalenderdagen na afloop van de activiteit moeten volgende verantwoordingsstukken worden ingediend:

· Financiële verantwoordingsstukken (facturen, schuldvorderingen, …);
· Een activiteitenverslag dat toelaat de inhoud en het bereik van de activiteit na te gaan;
· Een volledig en schematisch overzicht van de inkomsten en de uitgaven van de activiteit of het project;
· Een voorbeeld van alle communicatie waarop het gebruik van het sponsorlogo van het district Hoboken duidelijk te zien is.
Op eenvoudig verzoek van de toelageverstrekker bezorgt de begunstigde bijkomende informatie.

Controles kunnen uitgevoerd worden door afgevaardigden of aangestelden van de toelageverstrekker.

Artikel 12. Uitbetaling
De toelage zal binnen een termijn van 100 kalenderdagen na het indienen van de verantwoordingsstukken worden uitbetaald. Toelagen vanaf 500 euro kunnen, na goedkeuring door het bevoegde orgaan, een voorschot van 80% vragen. Het resterende saldo van 20% wordt uitbetaald na realisatie en indiening van de vereiste bewijsstukken.
Een toelage zal enkel uitbetaald worden wanneer er geen openstaande, niet-betwisten vervallen schulden zijn ten aanzien van de stad Antwerpen.

Artikel 13. Sancties
In de volgende gevallen kan de toelageverstrekker beslissen om de reeds betaalde toelage geheel of gedeeltelijk terug te vorderen of de toegekende toelage geheel of gedeeltelijk niet uit te betalen:
· indien de gehele toelage of een deel van de toelage niet gebruikt wordt voor het doel waarvoor ze is toegekend en/of waarvan het gebruik niet verantwoord wordt;
· als de gevraagde verantwoordingsstukken niet, niet tijdig, of niet volledig worden ingediend;
· indien één of meerdere voorwaarden van dit reglement niet worden nageleefd;
· als de begunstigde zich verzet tegen een controle ter plaatse of deze bemoeilijkt.
· in geval van fraude of valse verklaringen. In dit laatste geval kan de toelageverstrekker bijkomend beslissen om voor een periode van 1 jaar en in toepassing van dit reglement geen toelagen meer toe te staan.

Artikel 14. Verzekeringen
De toelageverstrekker kan in geen geval aansprakelijk worden gesteld voor schade aan personen of goederen die rechtstreeks of onrechtstreeks het gevolg is van activiteiten met betrekking tot de aanwending van de toelage. De begunstigde moet voor de uitvoering van de betoelaagde activiteit een verzekering burgerlijke aansprakelijkheid afsluiten.

Indien de begunstigde werkt met eigen personeel en/of vrijwilligers, sluit hij op eigen kosten een verzekering af (verzekering arbeidsongevallen en/of verzekering lichamelijke ongevallen).

Artikel 15. Fundamentele vrijheden
Ieder die een toelage van de stad ontvangt of rechtstreeks of onrechtstreeks gebruik maakt van stedelijke infrastructuur, neemt het engagement op zich om op een constructieve manier mee te werken aan de opbouw van een stad waarin burgers zonder onderscheid, met respect voor elkaar, harmonieus samen leven. Uiteraard betekent dit de volstrekte naleving van de wetten van het Belgische volk en het Europees Verdrag ter bescherming van de rechten van de mens en de fundamentele vrijheden.

De toelage of infrastructuur aanwenden op een wijze die in strijd is met het engagement leidt steeds tot sancties zoals:

· weigeren of terugvorderen van de toelage;
· éénzijdig beëindigen van de samenwerking;
· verhuurverbod in alle stedelijke centra;
· weigering logistieke ondersteuning.

De stad kan niet aansprakelijk worden gesteld voor de schade die geleden wordt naar aanleiding van de opgelegde sancties.

Artikel 16. Van toepassing zijnde regelgeving
Op het verlenen van toelagen volgens dit reglement is de wet van 14 november 1983 houdende controle op de toekenning en op de aanwending van sommige toelagen van toepassing en het algemeen reglement op de toelagen goedgekeurd door de gemeenteraad op 18 december 2006.

Artikel 17. Opheffingsbepalingen
Dit reglement vervangt het subsidiereglement voor gemeenschapsvormende projecten van Klik of tik om een datum in te voeren. met jaarnummer Vul hier het jaarnummer in van het reglement dat vervangen wordt

Artikel 18. Inwerkingstreding en duur

Dit reglement treedt in werking op 1 januari 2020.